Como calcular a Folha de Pagamento: Dicas úteis

A fim de calcular as remunerações dos seus funcionários, as empresas e empregadores produzem a folha de pagamento. Este documento tem como objetivo demonstrar todas as partes dos rendimentos e descontos que o funcionário obteve, além de servir também como um comprovativo

Desde as referências de dados do empregado e da empresa, além dos vencimentos e descontos que foram efetuados, tudo precisa estar contido em um holerite. Sendo que, os vencimentos e descontos realizados, devem ser calculados obrigatoriamente por parte do empregador

Mas, como posso calcular a folha de pagamento dos meus funcionários e o que preciso saber sobre este documento?

Como calcular a folha de pagamento

Antes de qualquer coisa, é preciso entender os custos e estabelecer todas as incidências sociais e trabalhistas dos valores pagos em relação às remunerações para que se tenha uma gestão assertiva deste recurso. 

Dentre os encargos estão os trabalhistas e os sociais. Sendo os encargos trabalhistas o 13º salário, o Descanso Semanal Remunerado e as férias. E como encargos sociais, o FGTS e o INSS.

Além disso, é válido ressaltar que todas as empresas que estão sujeitas à desoneração da folha (CPRB), têm seus encargos reduzidos porque a contribuição previdenciária incide sobre faturamento e não sobre a folha de pagamento.

Visando uma observação mais ampla dos encargos, as organizações possuem basicamente dois regimes: as que são optantes pelo Simples nacional e as que não são optantes por este regime. 

Aspectos importantes para a contabilização da folha de pagamento

1. Sempre atualize a lista de funcionários da sua empresa. 

Isso é fundamental para o controle de funcionários ativos, e essa lista te ajudará a otimizar o processo do cálculo da folha de pagamento deles. Por isso é importante e imprescindível ter conhecimento de todos os funcionários que saem e os que chegam. 

Algumas empresas acabam repassando valores com referência a colaboradores que não trabalham mais nela. Isso pode te prejudicar na contabilização da folha de pagamento dos seus funcionários ativos.

Assim, você precisa acompanhar todo e qualquer detalhe de novas contratações. Seu funcionário se enquadra na categoria de periculosidade e insalubridade? Ele receberá adicional noturno? Ou receberá alguma forma de benefício ou comissões? 

Por isso é recomendado que seja feita uma atualização semanal do dia a dia dos seus empregados e colaboradores.

1. O fechamento do controle de ponto na folha de pagamento.

Quando ocorre o fechamento, todos os atrasos, faltas ou ocorrências semelhantes são conferidas e comprovadas. Se usar livros de registro ou cartões, sua conferência será muito mais difícil e lenta. Existe o risco da perda desses documentos ou até de rasuras e borrões. Uma boa opção é fazer o controle de ponto de modo digital.

1. Processo de verificação dos descontos e benefícios

Neste item estão inclusos: Convênio médico e odontológico, adiantamentos salariais ou vales como vale refeição, transporte, farmácia, estacionamentos, entre outros. Fazer essa verificação faz parte do cálculo da folha de pagamento dos funcionários

O que deverá ser descontado na folha de pagamento?

A legislação trabalhista estabeleceu uma lista de itens obrigatórios que devem ser descontados na folha de pagamento dos funcionários. Veja a seguir.

• FGTS

Apesar de não ser descontado do colaborador, o valor mensal depositado do FGTS aparece no holerite, a fim de que se tenha conhecimento do valor das deduções. O recolhimento do FGTS é uma obrigação exclusiva da empresa.

O valor da alíquota para o cálculo do valor a ser depositado para o colaborador é de 8% sobre o seu salário bruto. E em caso de jovens aprendizes, esse valor é de 2%.

• INSS

Hoje em dia, as tabelas com as alíquotas que devem ser descontadas são publicadas pelo INSS. Todo dia 15 de cada mês a contribuição previdenciária de todos os funcionários e colaboradores é descontada.

• IRPF  

Na folha também é descontado o Imposto de Renda Retido na fonte. A alíquota está diretamente relacionada com o salário do colaborador, pois ele é quem a determina, de acordo com os valores das tabelas divulgadas pela Receita Federal.

• Vales

Aqui estarão inclusos todos os vales que beneficiam os empregados. Dentre eles estão o vale-transporte e vale-refeição, além de outros benefícios que são concedidos ao trabalhador pela empresa.

Vale ressaltar que o vale-refeição só é classificado como parte dos benefícios do empregado quando for previsto no contrato de trabalho ou em convenção.

Assim que o vale-refeição for pago, a empresa pode se cadastrar no Programa de Alimentação do Trabalhador. Esse programa estende à empresa o direito de descontar até 20% do salário do seu empregado pela concessão desse benefício.

Já o vale-transporte funciona de forma diferente. Ao ser concedido, esse benefício deve ser descontado em folha, com a alíquota de cálculo em 6% sobre o valor do salário bruto do funcionário.

• Atrasos e faltas

Todos os atrasos serão descontados de acordo com o valor do salário por hora do funcionário. Apenas faltas sem justificativas devem ser descontadas no holerite dele. E dependendo do caso, ele pode perder direito ao Descanso Semanal Remunerado (DSR). 

• Contribuições Sindicais

Após ter entrado em vigor, a reforma trabalhista deixou estabelecido que a contribuição sindical mensal do trabalhador só acontece se ele optar por se vincular ao sindicato e autorizar esse desconto.

Diferente da contribuição sindical mensal, a contribuição anual é obrigatoriamente descontada todo mês de março para o recolhimento até o último dia útil de abril. E este valor é equivalente a um dia de trabalho do empregado.

• Horas extras e adicionais noturnos

Ao realizar o cálculo considerando todas as horas extras realizadas, deve-se considerar a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria do trabalhador. 

Normalmente, as horas trabalhadas aos feriados e domingos são remuneradas em 100%, isso significa que o trabalhador recebe em dobro. Aos sábados o valor é de 50% a mais, e ao longo da semana, 20% a 30% a mais. 

A CLT determina que o expediente noturno vai das 22h às 5h da manhã do dia seguinte. Os empregados que trabalharem nesse horário deverão receber 20% a mais por cada hora trabalhada. 

Quando um profissional realiza hora extra durante a noite, ele terá direito a dois adicionais: a hora extra e o adicional noturno. 

• Descanso Semanal Remunerado (DSR)

O DSR já está incluso no pagamento do salário mensal. Mas para os empregados que trabalham por hora, deverá ser feito o seguinte cálculo: Multiplicar as horas do DSR pelo valor-hora do funcionário e contar os feriados e domingo no mês, visto que cada um corresponde a 7,33 horas.

Para as horas extras, o DSR deverá ser pago da seguinte forma: O valor das horas extras será dividido pelo número de dias úteis do mês e o resultado será multiplicado pelo número de domingos e feriados. 

• Salário-família

Esse benefício só se aplicará nos casos de trabalhadores de baixa renda que têm filhos menores de 14 anos, conforme determinado pela tabela do INSS.

O funcionário pode solicitar esse benefício ao ser contratado, e em casos de trabalhadores avulsos, a solicitação deve ser feita ao órgão de classe ou ao sindicato.

• 13º Salário e Férias

As férias serão calculadas de acordo com o salário recebido pelo trabalhador somado a um terço do valor. Já o 13º salário deverá ser pago de forma independente do tempo de trabalho na empresa. 

Para colaboradores com menos de um ano de serviço na empresa, esse valor será pago proporcionalmente. A primeira parcela sempre será paga até o dia 30 de Novembro de cada ano e a segunda parcela até 20 de Dezembro de cada ano.