Gerenciamento de tempo: 4 dicas para aumentar a produtividade na empresa
A capacidade de gerenciamento de tempo é um aspecto diretamente relacionado com a produtividade, ou seja, a aptidão para atingir os objetivos sem perder a qualidade do trabalho desenvolvido. Nesse sentido, o processo de organização e planejamento do tempo deve garantir excelência no cumprimento das tarefas.
O grande desafio dos profissionais que vivem a quarta revolução industrial, que se destaca pelo uso da tecnologia e pelo excesso e rapidez das informações, está em conseguir manter o foco no cumprimento das tarefas mais básicas da sua rotina.
O principal objetivo de saber como gerenciar o tempo está em começar o dia com diversas tarefas, mas conseguir finalizar o expediente tendo concluído grande parte delas.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para apresentar dicas e estratégias que vão ajudar no bom gerenciamento do tempo e aumento da produtividade na sua empresa, além de trazer algumas técnicas que podem auxiliar em tal desafio.
1. Tenha um planejamento eficaz
Sem dúvida, a capacidade de gerenciamento de tempo começa com o planejamento, por isso essa é a nossa primeira dica.
O profissional deve começar seu expediente de trabalho sabendo quais serão as principais atividades a serem executadas ao longo daquele dia. O grande erro de muitos profissionais está em começar sua rotina ainda sem ter tarefas definidas.
Por isso, nossa dica é que você reserve alguns minutos no final do seu dia para planejar todas as atividades que serão realizadas no dia seguinte. Você pode criar uma lista de tarefas ou utilizar agendas online para facilitar esse planejamento.
2. Aposte na flexibilidade de horários
Outra dica interessante para quem quer gerenciar melhor seu tempo é investir na flexibilidade de horários. Quem é empresário ou profissional liberal conta com a versatilidade de definir como será organizada a sua agenda e seus horários de trabalho.
Dessa forma, é possível apostar na flexibilidade e direcionar as tarefas para os horários em que sua produtividade está mais alta. Além disso, você não fica atrelado ao cumprimento de um horário predefinido, tendo a liberdade para escolher os horários que melhor representam o seu pico de produtividade.
Todavia, vale lembrar que a flexibilidade de horários só é vantajosa quando o profissional é disciplinado. Sem concentração e foco, a regra da flexibilidade pode se tornar uma inimiga.
3. Invista em um ambiente de trabalho organizado
A organização do ambiente de trabalho e do próprio indivíduo são fundamentais para o gerenciamento do tempo.
Dessa forma, o profissional deve investir na organização da sua mesa, seus armários e suas gavetas. É uma pequena atitude que faz toda a diferença no rendimento e na execução das tarefas rotineiras.
Vale destacar que o ambiente onde exercemos nossas atividades profissionais precisa oferecer condições para alcançarmos bons resultados, sem distrações, com fácil acesso a documentações e sem ruídos que possam prejudicar a concentração.
4. Categorize as tarefas
A quarta dica está relacionada à forma como você define, organiza e planeja suas tarefas.
Listar as tarefas, como já citamos, ajuda a ter dimensão das atividades que devem ser cumpridas ao longo do dia. Mas, além de listar é necessário categorizar as atividades, assim você consegue determinar quais são as tarefas mais importantes (prioritárias), e quais são as tarefas que podem ser colocadas em segundo plano.
Assim, você começa o dia priorizando as atividades urgentes e direciona para o final do dia, momento em que estamos mais cansados e menos concentrados, as tarefas mais simples e sem caráter emergencial.
Você é o único responsável pelo gerenciamento do tempo e pela produtividade no seu trabalho, por isso, além de colocar nossas dicas em prática, vale a pena aplicar estratégias como a Técnica Pomodoro, a Matriz GUT ou a Regra dos 5 minutos. Elas auxiliam no processo de organização e facilitam o planejamento e a execução das suas atividades.
Agora você já pode colocar em prática nossas dicas para melhorar o gerenciamento de tempo e aumentar a produtividade no seu trabalho. Mas, antes disso, lembre-se de curtir a nossa página no Facebook e fique pode dentro de outros conteúdos relevantes sobre gestão e produtividade.